Home Office

Immer mehr Unternehmen erkennen, dass zufriedene Mitarbeiter ihr wichtigstes Kapital sind. Wer motiviert ist, leistet mehr. In der neuen Arbeitswelt – auch „New Work“ bzw. „Arbeit 4.0“ genannt – ist vielen Arbeitnehmern die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben immer wichtiger.

Viele Mitarbeiter wünschen sich, Arbeitszeit und Arbeitsort flexibler zu gestalten. Home-Office-Angebote setzen genau dort an und helfen den Mitarbeitern dabei, flexibler zu arbeiten. Das schafft nicht nur Vertrauen und die Möglichkeit, Job und Familie besser zu vereinbaren. Es kann ebenso als Reaktion auf die Erfordernisse der neuen Arbeitswelt gelten.

Rechtssichere Gestaltung von Home Office

Doch neben den positiven Aspekten des Home Office sind Themen wie Arbeitsrecht und Arbeitsschutz sowie Datenschutz zu beachten. Eine rechtssichere Gestaltung von Home-Office-Angeboten ist unumgänglich.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Thema Home Office

Für die Antwort klicken Sie bitte auf die jeweilige Frage:

Nein. Sofern keine besonderen Vereinbarungen in Ihrem Unternehmen gelten, gibt es ein Recht auf Home Office grundsätzlich nicht. Wenn Ihre Arbeitnehmer allerdings von zu Hause arbeiten möchten, sollten Sie stets eine vertragliche Grundlage schaffen, um beiden Seiten rechtliche Sicherheit zu geben.

Telearbeit bezeichnet Arbeitsformen, bei denen Arbeitnehmer einen Teil der Arbeit außerhalb der Gebäude des Arbeitgebers verrichten. Beim Homeoffice also von zu Hause aus. Heimarbeit ist der etwas in die Jahre gekommene deutsche Begriff für Home Office. Einen Unterschied gibt es nicht.

Einfach gesagt gelten für den heimischen Arbeitsplatz die gleichen Vorschriften wie auch für eine Tätigkeit im Betrieb. Hinzu kommen jedoch einige Besonderheiten, die zwingend bedacht werden müssen. Beispielhaft seien hier nur Arbeitsschutz und Datenschutz genannt.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitsplatz des Mitarbeiters auszustatten. Vielleicht möchte Ihr Arbeitnehmer aber auch seine private IT-Ausstattung nutzen. Dann sollten Sie dazu Regelungen treffen (vgl. dazu „Bring Your Own Device„). Es gibt Vieles zu beachten: Von der klassischen Büroausstattung bis hin zum Thema Arbeitsschutz und -sicherheit.

Datenschutz spielt gerade im Home Office eine große Rolle. Sie müssen als Verantwortlicher sicherstellen, dass auch am heimischen Arbeitsplatz die Vorschriften zum Datenschutz eingehalten werden. So zum Beispiel, dass kein Unbefugter Zugriff auf personenbezogene Daten hat, die Sie durch Ihren Mitarbeiter verarbeiten lassen.

Eine steuerliche Geltendmachung des Arbeitszimmers kommt nur in bestimmten Fällen und unter besonderen Voraussetzungen in Betracht. Wichtigste Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt die Kosten des Arbeitszimmers anerkennt, ist, dass der Raum als Büro eingerichtet ist und ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt wird. Die Kosten für die klassische „Arbeitsecke“ im Wohnzimmer können nicht abgesetzt werden.

Die Erfassung der Arbeitszeit Ihres Arbeitnehmers kann ganz regulär erfolgen, wenn Sie beispielsweise Zeiterfassungssysteme verwenden. Alternativ kann Ihr Arbeitnehmer auch die geleisteten Stunden notieren und Ihnen dann zur Freigabe übergeben. Es gibt verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten, je nach Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen. Zur Vermeidung von Konflikten empfiehlt es sich, die Erfassung der Arbeitszeiten genauen Regeln zu unterwerfen. An dieser Stelle ist aber neben allen Regelungen auch ein gewisses Maß an Vertrauen gefordert.

Ist der Arbeitnehmer vertraglich verpflichtet, häusliche Räume oder Arbeitsmittel zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung zur Verfügung zu stellen, ergibt sich daraus ein Aufwendungsersatzanspruch gegen den Arbeitgeber. Hierzu gehören zum Beispiel die (anteilige) Miete für das Arbeitszimmer, die Kosten für die IT-Infrastruktur oder die Telekommunikation. Falls das Homeoffice den örtlichen Tätigkeitsschwerpunkt des Arbeitnehmers darstellt, ist auch die Fahrt zum Betrieb eine Dienstreise und somit abrechenbar.

Wenn dem Home Office eine vertragliche Regelung zugrunde liegt, so sollte diese die Möglichkeit der Beendigung eindeutig festhalten.

Unsere Beratungsschwerpunkte:

  • Voraussetzungen im Unternehmen für Home Office
  • Gewährleistung von Datenschutz
  • Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Home Office, z.B. ergonomische Anforderungen an den Heim-Arbeitsplatz, Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten
  • Teamwork und Home Office
  • mobiles Arbeiten
  • rechtssichere Vertragsregelungen

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Als eine von 15 Anwäl­ten und Steu­er­be­ra­tern der Han­no­ve­ra­ner Kanz­lei LW.P Lüders Warneboldt stehen mir in Fäl­len mit Berüh­rung zum Wirt­schafts­recht, Gesellschafts- und Handels- sowie zum IT-Recht, Datenschutzrecht und dem Zivilrecht spe­zia­li­sier­te Kol­le­gen mit Rat und Tat zur Sei­te.